Der GTD-Wochenrückblick – Stress und Chance
Der von mir sehr geschätzte David Allen (”Wie ich die Dinge geregelt bekomme, Selbstmanagement für den Alltag”) empfiehlt zur Pflege der systematischen Ordnung den Wochenrückblick (”weekly review”). Hierbei sollen Post- bzw. Informationseingang geleert, Projekte durchgesehen, lose Enden festgehalten und nächste Schritte geplant werden.
Das klingt dynamisch, ja, riecht quasi nach Erfolg… Pech nur, wenn einem (wie mir) dieser Wochenrückblick so richtig schwer fällt. Obwohl ich mir in den Kalender, in Memotome und in Google Erinnerungen notiere, die dann auch im Email-Postfach eingehen, schaffe ich es, diese Erinnerungen zu ignorieren. Mein Unterbewußtsein wehrt sich vehement gegen dieses Ritual. Was ist der Grund?
Mein Wunschtermin für den Wochenrückblick ist der Samstag Nachmittag. Jedenfalls war er das vor vier Jahren, als ich mit GTD (englischer Originaltitel “Getting Things Done”) das erste Mal in Berührung kam und mir mit viel Disziplin und Begeisterung ein richtiges System aufbaute. Tatsächlich saß ich samstags am Nachmittag in meinem Arbeitszimmer und sah Zettel, Post und die vielen losen Enden durch, die sich bei mir ansammelten. Es lief richtig gut.
Seither hat sich allerdings vieles in meinem Leben verändert, neben einem wachsenden Berg Verantwortlichkeiten schwindet die Freizeit, die ich überwiegend mit meiner Familie und mit Fortbildung verbringe. Die Tage sind länger, die Nächte kürzer geworden. Mein Schlafbedürfnis hat sich durch einen geänderten Tagesrhythmus verschoben. Während ich bis vor ein, zwei Jahren gerne samstags früh um 8.00 Uhr meine Einkäufe für die nächste Woche erledigte (die Einkaufs- und Kochplanung machte ich am Freitag Abend) und dann einen wunderbar langen Samstag zur Verfügung hatte, möchte ich jetzt am liebsten bis Sonntag durchschlafen. Erst am Abend habe ich die optimale Konzentrationsfähigkeit. Dann lerne oder blogge ich gerne. Der Wochenrückblick bekommt von mir nicht mehr die Aufmerksamkeit, die er verdient.
Es ist paradox: Mit dem Wochenrückblick soll ich meinen Leben in den Griff bekommen, aber ich nehme mir nicht die Zeit dafür. Ich wette, dass ich nicht die einzige Person bin, der es so geht.
Deshalb glaube ich auch, dass es unheimlich hilfreich ist, für eine erfolgreiche und dauerhafte GTD-Umsetzung einen Organisationspartner zu finden. Darunter stelle ich mir jemanden vor, der mit den Prinzipien von GTD vertraut ist und bei Bedarf hilft, nach einem kurzen oder langen Disziplinstief wieder in den Wochenrückblick einzusteigen und die Papierstapel durchzusehen bzw. zu erfassen/entsorgen. Diese Hilfe sollte natürlich auf Gegenseitigkeit beruhen – ein bilaterales Coaching. Mit der Unterstützung beim Wochenrückblick ist es natürlich nicht getan. Per Mail oder Telefon oder persönlich motivieren, neue Techniken ausprobieren und diskutieren, könnte ebenso Wesen des Coachings sein.
Mein neuer Termin für den Wochenrückblick ist ab sofort der Samstag Abend. Ich bin sogar zuversichtlich, dass ich damit erfolgreich sein werde. Denn ich habe neue Hilfsmittel entdeckt (nachdem ich sie ungefähr 13 Jahre direkt vor der Nase hatte), die ich beflügelnd und aufregend finde. Wochenrückblick muss Spass machen, keinen Stress! Egal, wie unangenehm die Aufgaben sind, die ich hinter mich bringen muss. Der Rückblick ist nicht die einzelne Aufgabe, aber er läßt mich die vergangene Woche abschließen und Kontrolle über die kommende Woche gewinnen. Das fühlt sich doch besonders gut an, wenn die zu bewältigenden Aufgaben weniger spassig sind. Ich habe die Kontrolle. Ich habe die Kontrolle. Klingt doch gut …
Nein, ich bin kein Kontrollfreak. Es gibt Dinge, z.B. Schicksalsschläge, darüber kann man keine Kontrolle haben. Das muss man wissen und akzeptieren können. Diese Schicksalsschläge können uns aber auch im Alltag zurückwerfen, Prioritäten verändern und die Energie rauben, die wir so dringend benötigen. Dann kommt wieder unser Freund, der Coach, nimmt uns an der Hand und zeigt uns, wie gut es sich anfühlt, a) nicht allein zu sein und b) auf ein System zurück greifen zu können, mit dem wir Energie freisetzen können. Der verbaute Blick nach vorne öffnet sich.
Mein neues Hilfsmittel, für das ich mich so begeistern kann, werde ich in einem der nächsten Beiträge vorstellen. (Genau genommen ist es mehr als ein Hilfsmittel, es besteht aus “Hardware” und Software). Neugierig?
Jetzt habe ich mich hier öffentlich verpflichtet, meinen Wochenrückblick regelmäßig durchzuarbeiten und über meine Arbeitsweise zu berichten. Was bleibt mir anderes übrig, als am Ball zu bleiben?
Zum Abschluss noch eine Empfehlung:
Stephen Smith, dessen Book Of Days ich vor einigen Tagen vorgestellt hatte, vertreibt auch eine 68-Seiten-Checkliste zum Wochenrückblick (als Download ca. 5,59 EUR).
“A collection of worksheets for managing your Weekly, Monthly, and Quarterly Reviews. There are 52 sheets for each week of the year, 12 different Monthly Review sheets, and 4 Quarterly Review sheets. Get ready to make positive changes in your life, and track your progress! For more information and context, visit http://www.squidoo.com/the-weekly-review“
Links zum Thema:
David Allen – Getting Things Done Homepage
David Allen – Wie ich die Dinge geregelt kriege
Februar 9th, 2008 at 17:03
Das Problem mit Büchern und Tools zum Thema “Zeitmanagement” ist doch: die Menschen ohne Zeitprobleme wenden die Tools einfach an. Die Menschen mit Zeitproblemen kennen zwar auch die Tools – wenden sie aber nicht an!
Warum ist das so?
Über die psychologischen Hintergründe dabei habe ich einen Blogbeitrag geschrieben, der vielleicht dazu interessant ist:
http://tinyurl.com/2km9ly